Conseil N°1 – Adapter les outils et les processus du département consolidation à la taille et à la culture de l’entreprise
Un service de consolidation performant doit trouver le bon équilibre entre formalisme des procédures, sécurisation de la production comptable et agilité. Plus le périmètre de consolidation est vaste et complexe, plus le formalisme est nécessaire. Néanmoins, pour éviter tout excès, les services intermédiaires se doivent de questionner la pertinence des demandes de la consolidation. Exemple, un mémo sur les taxes et impôts ne sera pas demandé à une entité exonérée d’impôts. Monitorer dans un tableau de bord les consignes applicables aux entités du périmètre est un moyen de piloter efficacement les contrôles et d’identifier rapidement les services à relancer en cas de retard, avec un système de météo warning par exemple.
Conseil+ : pour les groupes comptant un grand nombre d’entités à consolider, demander aux entités contributrices d‘enregistrer elles-mêmes dans le tableau de suivi des travaux la finalisation d’une tâche permet de les responsabiliser dans leur process de validation et dans le respect des deadlines.
Conseil N°2 : Construire un calendrier de clôture comptable/consolidation complet et précis
Eviter les calendriers trop synthétiques : des informations clés peuvent manquer. Pour optimiser l’efficacité du calendrier de clôture, il faut a minima les informations suivantes : émetteur de la tâche, destinataire de la tâche, descriptif détaillé du libellé, date d’exécution, numéro d’ID, entités concernées, identification des tâches “clés”.
Il est important de vérifier que les tâches essentielles de la consolidation (parmi lesquelles la déclaration d’intragroupes, les écritures d’impôts différés ou la réévaluation des comptes en devises), ont été réalisées et validées par l’entité.
Conseil+ : identifier tâche par tâche le service ou la personne responsable permet de faire ressortir les interactions et les points de tension potentiels dans le calendrier. Si votre planning et votre liste de tâches sont sous xls, vous doter d’un outil de planification et de répartition de tâches spécifique (il en existe) pourrait vous faire gagner en fiabilité et en efficacité.
Conseil N°3 : Veiller à partager et mettre à jour régulièrement le manuel de consolidation
Le manuel de consolidation est l’outil de base d’un service de consolidation, il garantit un niveau d’information identique pour toutes les parties prenantes et sert de guideline pendant la clôture.
Malheureusement ce manuel est souvent incomplet ou n’est pas régulièrement révisé. La fréquence de mise à jour optimale recommandée pour diffusion aux filiales est trimestrielle, avant chaque clôture, avec date de mise à jour formalisée.
Le manuel de consolidation doit obligatoirement comprendre :
- le plan comptable groupe avec les principes de base comptables et les normes comptables appliquées au sein du groupe,
- un rappel des procédures à respecter,
- le calendrier de clôture du groupe,
- la liste des contacts/interlocuteurs en fonction des sujets (avec les coordonnées téléphoniques, mails, intitulés de poste)
Conseil+ : la transmission du manuel de consolidation aux auditeurs financiers peut être un vrai avantage : il leur permet de bien comprendre le fonctionnement du groupe et de mieux organiser les travaux de contrôle, notamment en période d’intérim. Attention tout de même à s’assurer que l’ensemble des informations transmises ont bien été validées en amont.
Conseil N°4 : Avoir une bonne connaissance des systèmes comptables des filiales
Un accès pour consultation aux systèmes comptables peut conférer au service consolidation plus d’autonomie dans sa compréhension des comptes et limiter la charge liée aux itérations avec les entités. Cet accès doit toujours être donné en accord avec les services comptables des entités afin d’éviter que cette action ne soit perçue comme intrusive.
Conseil+ : un système homogène de comptabilité dans l’ensemble du groupe est idéal pour que les données fournies par les entités soient compréhensibles de la même manière pour le consolideur.
Conseil N°5 : Inscrire toutes les parties prenantes aux comptes consolidés dans un processus d’amélioration continue
Formaliser la remontée, après chaque clôture, des points d’amélioration et de blocage avec le plus de détails possible dans un fichier « post mortem » permet de gagner en efficacité d’une clôture à l’autre par la stratégie des petits pas. Cette tâche doit s’inscrire dans le calendrier trimestriel : une deadline et un responsable doivent être assignés pour chaque point prioritaire à traiter. Ce fichier « post mortem » doit être par la suite communiqué à l’ensemble des parties prenantes, et l’avancement des résolutions suivi dans un tableau de bord. Cette démarche est applicable notamment sur toute question liée à l’évolution du paramétrage du logiciel de consolidation. Créer un binôme consolideur/paramétreur du système comptable afin de suivre chaque « post mortem » est une bonne pratique pour résoudre efficacement les points d’amélioration.
Conseil + : suivre et valider les points d’amélioration dans un système équivalent à ceux utilisés dans le suivi des incidents IT (JIRA, SNOW…).
Un fil rouge : communiquer
Le fil rouge de ces conseils, c’est finalement la communication, faire en sorte que le sens et les objectifs soient partagés entre tous les acteurs de la consolidation. Il faut que les gens se parlent, se connaissent et sachent qu’ils peuvent compter les uns sur les autres. Car en consolidation, comme dans d’autres domaines, c’est la dynamique d’équipe qui fera la différence.
