Favoriser l’adhésion des métiers
Plusieurs intervenants ont observé que l’adhésion des équipes métiers à un projet de robotisation constitue un atout majeur pour sa réussite. Si les mentalités évoluent et que la curiosité, voire l’appétit, pour ces innovations grandit, les craintes liées à leur impact sur l’emploi et l’évolution des tâches persistent. Un travail de pédagogie, de présentation des outils et de leurs impacts sur le métier mais aussi d’accompagnement des personnels en cas de besoin de formation constituent ainsi des éléments clés pour faire avancer des projets de robotisation dans de bonnes conditions.
« Au moment de lancer notre programme de robotisation, nous avons organisé une session plénière avec la totalité des équipes du département pour leur parler des nouvelles technologies, de leur potentiel et de l’inéluctabilité de leur déploiement au sein des métiers de back-office finance. Cette plénière a permis d’embarquer complètement les équipes ce qui a été un facteur de succès inestimable. »
Associer les RH
« Les craintes liées à la robotisation impliquent d’associer les RH très tôt aux projets de robotisation. Les changements qu’ils induisent sont examinés par les instances du personnel (CHSCT, CE). Les associer en amont permet d’associer le personnel aux réflexions, de désamorcer d’éventuelles inquiétudes et donc de mieux convaincre des avantages de projets qui touchent beaucoup de collaborateurs. »
L’implication des services de ressources humaines permet une meilleure prise en compte des impacts sociaux de la robotisation, tant pour les aspects de formation (« reskill ») que pour les éventuels redéploiements induits.
Définir clairement les objectifs
Cela peut sembler comme une évidence mais les intervenants l’identifient comme une bonne pratique vitale : définir clairement les objectifs de la robotisation. « Sinon, on perd beaucoup de temps », résume l’un d’eux. Il revient au métier de faire ce travail : quel périmètre, pour quoi faire, avec quels outils. Il s’agit de bien faire apparaître quel bénéfice sera retiré du projet.
Sécuriser process et données
Les robots peuvent potentiellement tourner en continu et intervenir jusqu’au stade de l’écriture comptable. Ils bénéficient usuellement d’un profil utilisateur qui permet d’assurer la piste d’audit et d’identifier si le robot est intervenu, quand et sur quelles données.
Un écueil doit toutefois être évité : la période de fonctionnement du robot doit être coordonnée avec celles des bases de données dans lesquelles il récupère des informations.
La sécurité des données constitue un autre risque potentiel. Ce risque grandit en cas de recours à un outil externe : quelles données peuvent sortir, quelles données peuvent entrer dans les systèmes internes en venant de l’extérieur?
« Il existe des solutions qui préservent la sécurité des données en ne les faisant pas migrer », souligne notre expert Bruno Grall, qui évoque un CRM SaaS sans données. Le CRM appelle le webservice pour utiliser une donnée sans la stocker.
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